Allt fler myndighetskontakter kan i dag skötas över internet. En stor del av dessa kontakter sker genom att man skickar dokument av ett eller annat slag, vilket vi tidigare har gjort på papper. Det konstiga är att våra myndigheter verkar ha en klar preferens när det gäller dokumentformat, och att den preferensen är ett slutet format som ägs av ett stort företag vars verksamhet regleras av ett annat lands lagar. Det handlar naturligtvis om Microsofts doc, även känt som Wordformat.

Standarder och öppna format är frågor som egentligen är helt oberoende av huruvida de program som använder sig av dessa format är fri programvara eller ej, och är dessutom en mycket större fråga än den om fri programvara eller proprietär (stängd) programvara. Format är nu inte något entydigt ord, men i den här texten används det i den bemärkelse som täcker alla former av lagrad information. Rent konkret kommer det att handla om någonting som de flesta har stött på, nämligen dokument som lagrats i olika digitala format.

Format kan vara öppna eller slutna. För att formatet ska anses öppet krävs att:

1. Det är publicerat, det vill säga att definitionen ska finnas tillgänglig i sin helhet.

2. Användningen inte på något sätt begränsas av upphovsrätten, det vill säga att var och en får använda det publicerade formatet utan att detta medför någon form av licenskostnader.

Ett öppet format innebär att alla som vill kan göra program som använder sig av det. Ett slutet format gör däremot att den som har information lagrad i det formatet blir beroende av den som bestämmer över det. Då hamnar kontrollen över informationen i praktiken hos den som äger formatet.

Det troligen mest kända och spridda exemplet på ett öppet dokumentformat är i dag ODF (Open document format), det format som används av kontorsprogrammet OpenOffice. Den som använder ODF för sina dokument kan känna sig rimligt säker på att även i fortsättningen ha kontroll över informationen i dem.

Ett annat mycket spritt dokumentformat är som tidigare nämnts Microsofts doc. Eftersom formatet ägs och kontrolleras helt av Microsoft, är det alltså i praktiken Microsoft som beslutar hur länge de dokument man sparat kan användas utan att konverteras till någon senare variant av formatet. Givetvis ligger det i företagets intresse att föra ut nya versioner av sina program. Det är ingenting som de bör lastas för. Som användare bör man däremot ta sig en funderare.

Myndigheter på alla nivåer har ett uppenbart intresse av att använda sig av öppna format. Här handlar det ju om att varje medborgare som på något sätt har tillgång till en dator ska kunna använda denna för att på ett smidigt sätt hämta och lämna myndighetsinformation. Ett öppet format skulle göra det möjligt utan att gynna den ena eller andra programtillverkaren. Men så fungerar det i regel inte alls. Istället använder man Microsofts format. Därmed lämnar man ifrån sig den långsiktiga kontrollen över informationen och utesluter samtidigt stora grupper datoranvändare.

Om den offentliga förvaltningen i dagens Sverige allt för sällan använder öppna format, är det än mer ovanligt att den prioriterar system byggda på fri programvara. Visst finns det undantag, bland annat Rikspolisstyrelsens och SMHI:s framgångsrika projekt, men i det stora hela lägger ändå förvaltningen kontrollen över sina system hos stora multinationella företag.

När privata företag gör motsvarande val, är det i grunden en fråga om effektivitet och företagets långsiktiga lönsamhet. Det är ofta klokt att bygga på fri programvara, men företagsledningen får väga fördelarna på sikt mot de omedelbara kostnaderna. När det gäller myndigheter, blir frågan betydligt allvarligare, och i högsta grad politisk. Vem ska ytterst bestämma över den information som samlas hos svenska myndigheter? Ska den styras av de demokratiska mekanismer vi har, eller av ett eller annat företag som i sin tur lyder under ett annat lands lagar?

Dessutom borde man fundera på hur man gör för att använda skattepengar rätt. Vad ska gälla för de system som utvecklas speciellt för förvaltningen? Vad gör de som tar fram skräddarsydda system för att underlätta för andra delar av det offentliga som kan ha behov av motsvarande system?

Det har länge fungerat så att de stora konsultföretagen har tagit fram lösningar som skräddarsys för offentliga kunder, men där leverantören också behåller rätten att använda sig av samma kod i andra projekt. Sådana kontrakt gör ofta att den enskilda myndigheten eller organisationen kommer billigare undan, varför det faller sig naturligt för dem att se det som en fördel för dem. Dock är den stora vinnaren leverantören, som till stor del kan sälja samma arbete om igen till nästa kund. Om man istället skulle se till att det som tas fram för någon del av förvaltningen blir fri programvara, kommer det att kunna användas av andra delar av samma förvaltning utan att den behöver betala mer än en gång för annat än kommande specialanpassningar. Om man ska göra så, måste emellertid någon betala hela kostnaden för den första utvecklingen. Ur skattebetalarnas synvinkel blir det lönsamt, men oftast inte ur den enskilda myndighetens.

Ungefär där står vi i dag, och där verkar det tyvärr ha stannat. Det finns några exempel på att man inom förvaltningen har börjat tänka på sin roll som producent och beställare av programvara, men än så länge är detta en utveckling som vi bara har sett början av. Därför är det på sin plats att än en gång fråga sig: Vem ska ha kontrollen över informationen i svensk offentlig sektor?